מדריך זה הוא המשך של מהו תהליך עבודה אוטומטי? , המלצה שלנו להתחיל ממנו לפני קריאת מדריך זה.
בעזרת מערכת 1CRM ניתן להוסיף תהליך אוטומטי ליצירת רשומה.
כלומר , בעת יצירה/עדכון רשומה , או מרווח זמן מסוים – תיווצר רשומה נוספת.
לצורך הדגמה ניצור כעת תהליך עבודה בו – עם יצירת מתעניין חדש במערכת , תיווצר קריאת שירות עם בקשה להצעת מחיר.
על מנת ליצור תהליך עבודה חדש , לחצו על תפריט הניווט בצד ימין ⬅ הגדרות ⬅הגדרות CRM ⬅ אוטומציה ⬅ זרימות עבודה .
כעת יפתח בפנינו מסך, שבו יוצגו כלל תהליכי עבודה הקיימים במערכת .
על מנת ליצור תהליך עבודה חדש , לחצו על " + זרימת עבודה חדשה " בצד שמאל למעלה.
שלב 7 – יש לתת שם לתהליך העבודה . לדוגמה : " ביצירת מתעניין חדש, תתקבל קריאת שירות עם בקשה להצעת מחיר" .
שלב 8 – בחרו את סוג המודול אשר הפעולה בה תפעיל את תהליך העבודה.
לצורך הדוגמה , בחרנו במודול "מתעניינים".
שלב 9 – סטטוס תהליך העבודה קובע האם הוא מופעל או לא .
שלב 10 – יש לקבוע מתי יחול תהליך העבודה :
הפניה יצירה = רק בזמן יצירת רשומה חדשה
הפניה מעודכן ( כולל יצירה ) – בזמן ששדה מסוים עודכן ,כולל יצירת רשומה חדשה.
מרווח זמן = הגדרה של זמן מסוים – מדי יום , מדי שעה , או בתאריך ספציפי.
לצורך הדוגמה : בחרנו בהפניה יצירה .
שלב 11 – ניתן להוסיף תנאי שבו יפעל תהליך העבודה.
לחצו על " הוסף תנאי " . בתיבה הימנית שנפתחה בחרו מהו השדה שבעת שינויו , יופעל התהליך ותיווצר קריאת שירות.
ניתן להוסיף מספר תנאים , ע"י לחיצה על " הוסף תנאי " והגדרת תנאי חדש.
לצורך הדוגמה : הוספנו תנאי של קטגוריות מוצר = CRM. במקרה הזה התהליך יפעל רק במידה והמתעניין החדש שנוצר , שייך לקטגוריות מוצר CRM.
שלב 12 – כעת נגדיר את הפעולה של תהליך העבודה , לחצו על הוסף פעולה.
שלב 13 – בחרו ב – " יצירת רשומה " .
שלב 14 – בחלון שיפתח :
"כותרת פעולה " = יש לתת שם לפעולה .לדוגמה – " יצירת קריאת שירות עם בקשה להצעת מחיר ".
שלב 15 – " רשומה ב " = בחרו את המודול , שעליו הרשומה החדשה תיווצר.
לצורך הדוגמה שלנו – בחרנו במודול קריאות.
שלב 16 – " הוסף שדה" = יש אפשרות להוסיף שדות לרשומה החדשה , ולהגדיר ערך שיופיע באופן אוטומטי ברשומה החדשה.
לדוגמה – בחרנו להוסיף את שדה בשם " סטטוס " , והערך שהגדרנו הוא "פתוח".
יש להגדיר ערכים לכל שדות החובה !
בסיום הזנת הנתונים לחצו על שמור .
דוגמה של קריאת שירות שנוצרה , לאחר סיום הגדרת תהליך העבודה:
